Document Management

Gestione documentale

Gestione documentale: cosa si intende?

La gestione documentale digitale è un processo di acquisizione, gestione e conservazione sistematica di documenti aziendali per garantirne la disponibilità, l’accessibilità e la sicurezza nel tempo.

La digitalizzazione degli archivi documentali è una soluzione efficiente e sicura per la gestione dei documenti aziendali che permette di incrementare la produttività e migliorare la compliance normativa:

Maggiore efficienza eliminando molte attività manuali, come la scansione, la classificazione e l’archiviazione dei documenti, riducendo così il tempo e i costi associati alla gestione dei documenti.
Facilità di utilizzo dei documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Sicurezza dei dati con autorizzazioni di accesso, crittografia dei dati e regolare copia di backup.
Compliance normativa garantendo conformità a leggi e normative in materia di conservazione dei documenti.
Tracciabilità di operazioni e documenti rendendo più semplice la verifica della loro integrità e autenticità.

Integrazione

Integrazione con i sistemi utilizzati per centralizzazione gestionale

Accessibilità

Accesso smart alle informazioni da qualsiasi luogo e device utilizzato

Sicurezza

Sistema documentale affidabile con alti standard di criptazione dei dati

Workflow

Tutti gli step del ciclo di vita di un documento gestiti con sistemi automatici

Condivisione

Informazioni condivise e controllate con l’impostazione di corretti livelli di accesso

Conservazione

Per preservare il valore probatorio del documento in formato digitale

Software di gestione dei documenti - DMS

I documenti cartacei sono stati a lungo utilizzati per la memorizzazione delle informazioni. Tuttavia, la carta può essere costosa, se usata in modo eccessivo. Il software di gestione dei documenti non è semplicemente uno strumento, ma consente a un utente di gestire l’accesso, tenere traccia e modificare le informazioni memorizzate. Il software di gestione dei documenti è un armadio elettronico che può essere utilizzato per organizzare tutti i file. Il software aiuta le aziende a combinare file cartacei con file digitali e archiviarli in un unico hub dopo la scansione e l’importazione dei formati digitali.

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La gestione documentale integrata comprende le tecnologie, gli strumenti e i metodi utilizzati per acquisire, gestire, archiviare, conservare, consegnare e smaltire i “documenti” all’interno di un’azienda. In questo contesto, i “documenti” sono una miriade di risorse informative tra cui immagini, documenti di ufficio, grafici e disegni, nonché i nuovi oggetti elettronici come pagine Web, e-mail, messaggi istantanei e video. I sistemi di gestione dei documenti forniscono comunemente capacità di archiviazione, controllo delle versioni, metadati, sicurezza, indicizzazione e recupero. Ecco una descrizione di questi componenti:

Argomento	Descrizione
Metadati	I metadati vengono generalmente archiviati per ogni documento. I metadati possono, ad esempio, includere la data di archiviazione del documento e l’identità dell’utente che lo archivia. Il DMS può anche estrarre automaticamente i metadati dal documento o richiedere all’utente di aggiungere metadati. Il testo estratto risultante può essere utilizzato per assistere gli utenti nella localizzazione dei documenti identificando le parole chiave probabili o fornendo funzionalità di ricerca del testo completo, oppure può essere utilizzato da solo. Il testo estratto può anche essere archiviato come componente di metadati, archiviato con il documento o separatamente dal documento come fonte per la ricerca di raccolte di documenti.
Integrazione	Molti sistemi di gestione dei documenti tentano di fornire funzionalità di gestione dei documenti direttamente ad altre applicazioni, in modo che gli utenti possano recuperare i documenti esistenti direttamente dal repository del sistema di gestione dei documenti, apportare modifiche e salvare il documento modificato nel repository come una nuova versione, il tutto senza uscire l’applicazione. Tale integrazione è comunemente disponibile per una varietà di strumenti software come la gestione del flusso di lavoro e i sistemi di gestione dei contenuti, in genere tramite un’interfaccia di programmazione dell’applicazione (API) o servizi Web RESTful.
Acquisizione	L’acquisizione implica principalmente l’accettazione e l’elaborazione di immagini di documenti cartacei da scanner o stampanti multifunzione. Il software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) viene spesso utilizzato, integrato nell’hardware o come software autonomo, per convertire le immagini digitali in testo leggibile dalla macchina. Il software di riconoscimento ottico dei segni (OMR) viene talvolta utilizzato per estrarre i valori di caselle di controllo o bolle. L’acquisizione può anche comportare l’accettazione di documenti elettronici e altri file basati su computer.
Convalida dei dati	Le regole di convalida dei dati possono verificare la presenza di errori nei documenti, firme mancanti, nomi con errori di ortografia e altri problemi, suggerendo opzioni di correzione in tempo reale prima di importare i dati nel DMS. Nell’ambito della convalida dei dati può essere applicato anche un trattamento aggiuntivo sotto forma di armonizzazione e modifiche del formato dei dati.
Indicizzazione	L’indicizzazione tiene traccia dei documenti elettronici. L’indicizzazione può essere semplice come tenere traccia di identificatori di documenti univoci; ma spesso assume una forma più complessa, fornendo una classificazione attraverso i metadati dei documenti o anche attraverso indici di parole estratti dal contenuto dei documenti. L’indicizzazione esiste principalmente per supportare l’interrogazione e il recupero delle informazioni. Un’area di importanza critica per il recupero rapido è la creazione di una topologia o schema di indice.
Conservazione	Archivia documenti elettronici. L’archiviazione dei documenti spesso include la gestione di quegli stessi documenti; dove vengono conservati, per quanto tempo, migrazione dei documenti da un supporto di memorizzazione ad un altro (gestione gerarchica della memorizzazione) ed eventuale distruzione dei documenti.
Recupero	Recupera i documenti elettronici dalla memoria. Sebbene l’idea di recuperare un particolare documento sia semplice, il recupero nel contesto elettronico può essere piuttosto complesso e potente. Il semplice recupero di singoli documenti può essere supportato consentendo all’utente di specificare l’identificatore univoco del documento e facendo in modo che il sistema utilizzi l’indice di base (o una query non indicizzata nel proprio archivio dati) per recuperare il documento. Un recupero più flessibile consente all’utente di specificare termini di ricerca parziali che coinvolgono l’identificatore del documento e/o parti dei metadati previsti. Ciò restituisce in genere un elenco di documenti che corrispondono ai termini di ricerca dell’utente. Alcuni sistemi forniscono la capacità di specificare un’espressione booleana contenente più parole chiave o frasi di esempio che dovrebbero esistere all’interno dei contenuti dei documenti. Il recupero per questo tipo di query può essere supportato da indici creati in precedenza, o può eseguire ricerche più dispendiose in termini di tempo attraverso i contenuti dei documenti per restituire un elenco dei documenti potenzialmente rilevanti.
Distribuzione	Un documento pronto per la distribuzione deve essere in un formato che non può essere facilmente modificato. Una copia master originale del documento di solito non viene mai utilizzata per la distribuzione; piuttosto, un collegamento elettronico al documento stesso è più comune. Se un documento deve essere distribuito elettronicamente in un ambiente normativo, è necessario soddisfare criteri aggiuntivi, comprese garanzie di tracciabilità e controllo delle versioni, anche su altri sistemi. Questo approccio si applica a entrambi i sistemi con cui il documento deve essere scambiato, se l’integrità del documento è imperativa.
Sicurezza	La sicurezza dei documenti è fondamentale in molte applicazioni di gestione dei documenti. I requisiti di conformità per determinati documenti possono essere piuttosto complessi a seconda del tipo di documenti. Ad esempio, negli Stati Uniti, standard come ISO 9001 e ISO 13485, nonché i regolamenti della Food and Drug Administration degli Stati Uniti, determinano come affrontare il processo di controllo dei documenti. I sistemi di gestione dei documenti possono avere un modulo di gestione dei diritti che consente a un amministratore di concedere l’accesso ai documenti in base al tipo solo a determinate persone o gruppi di persone. La marcatura del documento al momento della stampa o della creazione del PDF è un elemento essenziale per precludere l’alterazione o l’uso non intenzionale.
Flusso di lavoro	Il flusso di lavoro è un processo complesso e alcuni sistemi di gestione dei documenti hanno un modulo del flusso di lavoro incorporato o possono essere integrati con strumenti di gestione del flusso di lavoro. Esistono diversi tipi di flusso di lavoro. L’utilizzo dipende dall’ambiente in cui viene applicato il sistema di gestione elettronica dei documenti (EDMS). Il flusso di lavoro manuale richiede che un utente visualizzi il documento e decida a chi inviarlo. Il flusso di lavoro basato su regole consente a un amministratore di creare una regola che determina il flusso del documento attraverso un’organizzazione: ad esempio, una fattura passa attraverso un processo di approvazione e quindi viene instradata al reparto contabilità fornitori. Le regole dinamiche consentono di creare rami in un processo del flusso di lavoro. Un semplice esempio potrebbe essere quello di inserire un importo in fattura e se l’importo è inferiore a un determinato importo, segue percorsi diversi all’interno dell’organizzazione. I meccanismi avanzati del flusso di lavoro possono manipolare il contenuto o segnalare processi esterni mentre queste regole sono in vigore.
Collaborazione	La collaborazione dovrebbe essere inerente a un EDMS. Nella sua forma base, l’EDMS collaborativo dovrebbe consentire che i documenti vengano recuperati e lavorati da un utente autorizzato. L’accesso agli altri utenti dovrebbe essere bloccato durante l’esecuzione del lavoro sul documento. Altre forme avanzate di collaborazione agiscono in tempo reale, consentendo a più utenti di visualizzare e modificare (o contrassegnare) i documenti contemporaneamente. Il documento risultante è completo, comprese tutte le aggiunte degli utenti. La collaborazione all’interno dei sistemi di gestione dei documenti significa che i vari markup di ogni singolo utente durante la sessione di collaborazione vengono registrati, consentendo il monitoraggio della cronologia dei documenti.
Controllo delle versioni	Il controllo delle versioni è un processo mediante il quale i documenti vengono archiviati o estratti dal sistema di gestione dei documenti, consentendo agli utenti di recuperare le versioni precedenti e di continuare a lavorare da un punto selezionato. Il controllo delle versioni è utile per i documenti che cambiano nel tempo e richiedono un aggiornamento, ma potrebbe essere necessario tornare o fare riferimento a una copia precedente.
Ricerca	La ricerca trova documenti e cartelle utilizzando gli attributi del modello o la ricerca full-text. I documenti possono essere ricercati utilizzando vari attributi e il contenuto del documento.
Ricerca federata	Si riferisce alla capacità di estendere le capacità di ricerca per trarre risultati da più origini o da più DMS all’interno di un’azienda.
Pubblicazione	La pubblicazione di un documento implica le procedure di correzione di bozze, revisione tra pari o pubblica, autorizzazione, stampa e approvazione, ecc. Questi passaggi garantiscono prudenza e pensiero logico. Qualsiasi trattamento imprudente può comportare l’inesattezza del documento e quindi fuorviare o turbare i suoi utenti e lettori. Nelle industrie regolamentate dalla legge, alcune delle procedure devono essere completate come evidenziato dalle firme corrispondenti e dalla data o dalle date in cui il documento è stato firmato.
Riproduzione cartacea	La riproduzione di documenti/immagini è spesso necessaria all’interno di un sistema di gestione dei documenti e dovrebbero essere presi in considerazione i dispositivi di output supportati e le capacità di riproduzione.